企业合规管理之无法忽视的“章”
境外企业在经营过程中,多采用签字作为文书往来的证据。然而,对于在中国注册的法人实体来说,“章”的使用尤为重要。外国公司进入中国所面临的诸多挑战中,有一项就是具有中国特色的章。让我们先来看几个真实案例。
案例一
某企业的员工利用公司的管理漏洞获取了盖有公章的空白合同,用于私下签订合同并对合同的签订对象造成了经济损失,其后该合同的签订对象向该企业起诉索赔。法院依据《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第五条第二款规定:“行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为,单位有明显过错,且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的,单位对该犯罪行为所造成的经济损失,依法应当承担赔偿责任”认定因该企业未尽到管理义务,所以应当对该合同签订对象的损失进行赔偿。
案例二
某公司在经营管理过程中,存在使用两枚公章的情况。当某合同产生纠纷时,该公司主张在该合同上加盖的公章系公司某员工私刻使用、所以不认可合同的效力。法院认为:“企业公章管理混乱,除了备案公章外,事实上存在使用多枚公章的习惯,企业以这些除备案公章外的其他公章对外签订合同有效。该公司使用公章不规范的问题,不属于本案审查的范围。因此,两枚公章对外均代表该公司,合同上加盖哪一枚公章,不影响合同的效力。”
案例三
某企业的公章保管人与他人私下签订了担保合同并盖章,该企业主张因为该担保合同未经过股东会出具决议,所以担保合同无效。法院根据最高人民法院《关于适用<中华人民共和国合同法>若干问题的解释(二)》第十四条关于“合同法第五十二条第(五)项规定的‘强制性规定’,是指效力性强制性规定”,从而认定:“虽然依据《中华人民共和国公司法》第十六条“公司为公司股东或者实际控制人提供担保的,必须经股东会或者股东大会决议”规定,该企业未就其担保事宜召开股东会并作出同意的决议,但《中华人民共和国公司法》第十六条的规定并非效力性强制性规定。在《中华人民共和国公司法》没有明确规定公司违反第十六条对外提供担保无效的情形下,对公司对外担保的效力应予确认,该担保合同具有法律效力,该企业仍需承担担保责任。”
在中国,一个企业的经营会涉及到公章、财务章、法人章、合同章等, 他们的功能如下:
1 公章
用于公司对外事务处理,是法人权利的象征。工商,税务,银行等公司外部事务处理涉及的信函、公文、合同、证明、介绍信等均可使用。
2 财务专用章
通常与银行打交道时使用,公司票据,支票等在出具时需要加盖。
3 法定代表人章
主要用于公司有关的决议,公司出具票据时也要加盖此印章。
4 合同专用章
通常在公司签订的合同上加盖。
5 发票专用章
在公司购买和开具发票时需要加盖。
由此可见,章能代表公司对外确认债务、转出资产、承认义务等等。章所拥有的权利之大,让不少公司担心自己中国公司的章如何进行管理,章的监管使用现在已经了列入公司合规的范畴。
然而,不少外资企业没有意识到章的重要性,在用章的过程中常常存在以下问题:
(一) 未制定印章管理方面的规章制度,或印章管理的规章制度不完善,致使用印章未经过严格的审批。
(二) 印章管理人未遵守公司的印章使用规定,对申请使用印章的材料审查不严格不规范,甚至在空白介绍信或空白纸张上用印。印章管理人让印章离开视线监管范围或随意让他人代为盖章,及在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。
(三) 没有规范的印章登记制度,导致用章无法追溯;或等级用章的申请单上无用印事项栏和用印人签字栏,同样无法追溯,造成法律风险。
(四) 未设专人保管印章,印章被盗或遗失后不在第一时间向公安机关报案,同时也未在在当地或项目所在地报纸上公告声明作废,留下潜在的法律风险。
(五) 对变更或撤销的部门或公司未能及时处理相关作废的印章。
(六) 将章交由其中国企业中的特定人保管。但当权力都集中在一个人手中时(特别是一个熟悉公司内部信息的员工),个人往往承受巨大压力以及可能的权利诱惑。章的使用将很难监管制衡,用章也很难做到客观监控,流程审批、业务部门之间和管理层的监管制衡。
云技术如何助力合规管理
中瀚石林专门针对在中国的公司提供用章监管、使用、保管的C3云系统。这个技术的核心是将用章的权限予以分配,使用者、保管者和审批者三者分开。
公司每次使用章都必须在系统中进行申请,然后系统会将申请反馈到公司指定的审批者处,审批通过后,申请者再去保管者处拿到章来进行商业用途。